Hantering beviljade projekt

Rutiner f�r hantering av beviljade ans�kningar

Huvuds�kande �r den som ocks� �r ekonomiskt ansvarig, dvs som ser till att projektet h�ller sig inom givna ramar.

Huvuds�kandes uppgifter:

F�rdigst�lla ett undertecknat avtal mellan inblandade finansi�rer (mall, se avtalPA.doc lbr/trgd) resp. (avtalPAskog.doc, skog), ett avtal d�r alla inblandade intygar att man �r villig att st�lla de medel, personella resurser etc. till f�rfogande som framg�r i ans�kan. Betr�ffande vissa medfinansi�rer, t.ex. SLF, Region Sk�nes milj�fond etc. r�cker det med en kopia av deras beslutprotokoll. Avtalet har en viktig funktion som underlag f�r fakturering fr�n institutioner till partner vilket st�ller krav p� att belopp och faktureringstidpunkter framg�r tydligt av avtalet. .
Undertecknat avtal skickas till Partnerskapets kansli. Ett exemplar av det undertecknade avtalet ska ha inkommit till PA:s kansli senast ett �r efter beslut om beviljning av medel.
Informera sin ekonomiansvarige om beviljat projekt samt l�mna en kopia av avtalet. Med avtalet som grund kan institutionen �ppna ett ”konto” s� att institutionen kan betala l�pande fakturor.
Vid all intern korrespondens ang�ende projektet �r det viktigt att ange projektnummer och titel, se h�r (efter titeln finns en siffra inom parentes).
Vid fler�riga projekt ska en kort l�gesrapport skickas in till Partnerskapets kansli en g�ng per �r, senast 31 januari efterf�ljande �r. Denna l�gesrapport ska inte inneh�lla resultat utan enbart informera om hur projektet l�per i f�rh�llande till planerade aktiviteter och tidplan och kan ske per e-post. Vid betydande avvikelser sker �terkoppling till projektledaren inom en m�nad fr�n koordinator och/eller ordf. i aktuell �mnesgrupp.
Redovisning av avslutat projekt
PA f�ljer �rendeg�ng f�r publicering vid LTV se �rendeg�ng f�r publicering. Obligatoriskt �r att skriva ett faktablad, se instruktioner f�r LTV-fakultetens faktaserier, h�mta mallen f�r faktablad. Det finns dels en 2-sidig variant och dels en fyrsidig. Denna laddas upp p� http://epsilon.slu.se/pubpublicera.html och samtidigt skickar Du ett mejl till omvarldalnarp@slu.se och meddelar att Du laddat upp faktabladet.
Slutrapport modell lite tjockare �r inte obligatorisk. Om det g�rs en s�dan kan den skickas till Partnerskap Alnarps kansli genom att mejla omvarldalnarp@slu.se Om rapporten tempor�rt inte kan vara offentlig i sin helhet �r det v�sentligt att detta meddelas vid korrespondens med Partnerskap Alnarp.
Slutredovisning av projektet skall g�ras senast 3 m�nader efter angivet slutredovisningsdatum. Koordinatorn ska granska inl�mnad slutredovisning och ekonomisk redovisning inom 1 m�nad samt l�mna besked till huvuds�kande om resultatet.
Uppskov av slutdatum kan skriftligen beg�ras en g�ng. Vid ytterligare f�rdr�jning tas fr�gan upp i PA:s arbetsutskott
Kommunicera resultat med partners i projektet

Utbetalning:

N�r avtalet �r registrerat p� Partnerskapets kansli betalas 80% av beviljade medel ut till aktuellt omr�de.
De sista 20% betalas ut n�r projektet �r slutredovisat (slutrapport samt ekonomisk redovisning) till Partnerskapets kansli.
Projektets kontering (vid respektive institution) skall, s� snart kontonummer finns, meddelas Partnerskapets kansli.
Krav p� �terbetalning av beviljade medel kan ske om tidsramarna inte f�ljs. Beslut fattas av PA:s arbetsutskott.

Underskott

F�r seminarier/workshops och konferenser som beviljats ekonomiskt st�d fr�n Partnerskap Alnarp och som redovisar ett underskott efter genomf�randet �r det m�jligt att ans�ka om ett till�ggsanslag. Till�ggsanslag kan enbart beviljas i undantagsfall p g a omst�ndigheter som fler deltagare �n planerat eller �kade kostnader f�r f�redragsh�llare till f�ljd av f�r�ndrade f�ruts�ttningar. Det senare f�r att s�kerst�lla kvaliteten �ven vid of�ruts�gbara handelser. Ans�kan om till�ggsfinansiering sker genom en kort motivering med bifogad ekonomisk sammanst�llning som skickas till Partnerskap Alnarps kansli senast 6 m�nader efter genomf�rd aktivitet. Projektledaren ska informera Koordinator for Partnerskap Alnarp s� fort omst�ndigheterna �r k�nda.